4 Bước Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Tài Liệu Singapore

4 Bước Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Tài Liệu Singapore

Hợp pháp hóa lãnh sự Singapore là quy trình mà các cơ quan của Singapore và cơ quan ngoại giao của Việt Nam chứng nhận tính hợp pháp của con dấu và chữ ký trên các tài liệu. Các tài liệu được cấp hoặc làm tại Singapore có thể cần phải hợp pháp hóa lãnh sự để được chấp nhận tại Việt Nam, thường bao gồm:

  • Tài liệu do chính phủ cấp: Giấy chứng nhận thành lập công ty, BizFile, tài liệu thuế từ Cơ quan Thuế Singapore, giấy chứng nhận không tiền án, bằng cấp đại học, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, lệnh và bản án của tòa án, v.v.
  • Tài liệu không do chính phủ cấp: Giấy ủy quyền, báo cáo tài chính, điều lệ công ty, hợp đồng, hóa đơn, tài liệu do công ty phát hành, giấy chứng nhận xuất xứ, tài liệu cá nhân, v.v.

Sau đây, Nova Law sẽ hướng dẫn chi tiết các bước để hợp pháp hóa tài liệu Singapore để sử dụng tại Việt Nam.

Bước 1. Công chứng tài liệu Singapore

Bản gốc các tài liệu do chính phủ cấp có thể được chứng thực luôn bởi Viện Luật Singapore, vì vậy bạn có thể bỏ qua Bước 1 và làm thẳng luôn Bước 2.

Các tài liệu thương mại như: Hóa đơn bán hàng, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận hun trùng, v.v. cần được chứng nhận bởi một trong bốn Phòng Thương mại (Quốc tế, Trung Quốc, Ấn Độ và Malaysia) hoặc Hiệp hội các Nhà sản xuất Singapore.

Các tài liệu khác, bao gồm các bản sao hoặc tài liệu được tạo trên máy tính của tài liệu do chính phủ cấp, tài liệu không do chính phủ cấp, trước tiên cần được công chứng bởi công chứng viên tại Singapore.

Đối với việc chứng thực bản sao của tài liệu:

  • Tài liệu gốc phải được xuất trình (có chữ ký tươi, con dấu).
  • Đối với tài liệu online/tải từ trên mạng, việc truy xuất tài liệu phải được thực hiện trước mặt công chứng viên.
  • Người mang tài liệu phải có mặt để chứng thực bản sao giống ảnh.

Đối với việc chứng thực chữ ký, ví dụ Giấy ủy quyền:

  • Người ký tài liệu cần phải ký tài liệu trực tiếp trước mặt công chứng viên/Ủy viên Tuyên thệ,
  • Cần mang theo giấy tờ xác nhận danh tính của người ký (ví dụ: Hộ chiếu). 

Thời gian xử lý: 0,5 đến 1 ngày làm việc

Kết quả yêu cầu: Notarial Certificate – Giấy chứng nhận công chứng đính kèm tài liệu.

Notarial Certificate cấp bởi Phòng công chứng Singapore
Notarial Certificate cấp bởi Phòng công chứng Singapore

Bước 2. Chứng thực tài liệu bởi SLA

Sau khi hoàn thành Bước 1 (nếu cần), tài liệu cần được trình lên SAL để chứng thực chữ ký của công chứng viên. Chi phí chứng thực tài liệu là SGD 87,20 (bao gồm GST).

Viện Luật Singapore (Singapore Academy of Law)

  • Địa chỉ: 1 Coleman Street, #08-06, The Adelphi, Singapore 179803
  • Điện thoại: +65 6338 4388
  • Email: enquiries@sal.org.sg

Thời gian xử lý: 0,5 đến 1 ngày làm việc

Kết quả yêu cầu: Tem Apostille dán vào mặt sau của Giấy chứng nhận công chứng.

Tem Apostille cấp bởi Singapore Academy of Law (SAL)
Tem Apostille cấp bởi Singapore Academy of Law

Lưu ý: Việt Nam không phải là quốc gia thành viên của Công ước La Haye. Sau khi được dán tem Apostille từ Singapore, tài liệu cần phải tiếp tục được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao Việt Nam.

Bước 3. Hợp pháp hóa lãnh sự bởi Cơ quan Ngoại giao Việt Nam

Tài liệu Singapore đã được SAL chứng thực có thể được hợp pháp hóa bởi Đại sứ quán Việt Nam tại Singapore hoặc bởi Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao tại Việt Nam để xác minh con dấu và chữ ký của SAL.

Hồ sơ yêu cầu để xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam bao gồm:

  • Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu (Mẫu LS/HPH-2012/TK)
  • Các tài liệu yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự (kết quả của bước 2)
  • Bản sao Một bản sao giấy tờ tùy thân hoặc hộ chiếu của người yêu cầu

Trong các trường hợp cần xác minh tính xác thực của tài liệu nộp để hợp pháp hóa lãnh sự, nhân viên tiếp nhận có thể yêu cầu người nộp trình bày các bản gốc liên quan hoặc nộp một bản sao của các tài liệu này.

Cách 1: Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tại Singapore

Nếu quyết định hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tại Singapore, vui lòng đặt lịch hẹn, mang tất cả các tài liệu cần thiết đến:

Đại sứ quán Việt Nam tại Singapore:

  • Địa chỉ: 10 Leedon Park, Singapore 267887
  • Số điện thoại: (+65) 87259062
  • Email: vnemb.sg@mofa.gov.vn

Thời gian xử lý: Từ 5 ngày làm việc.

Nhận kết quả: Tại chỗ hoặc qua dịch vụ bưu điện.

Kết quả yêu cầu: Tem hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam dán vào mặt sau của tài liệu.

Tem Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự của Đại Sứ Quán Singapore tại Việt Nam
Tem Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự của Đại Sứ Quán Singapore tại Việt Nam

Cách 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tại Việt Nam

Nếu hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tại Việt Nam, vui lòng gửi chuyển phát nhanh tài liệu đã được SAL chứng thực đến Việt Nam, sau đó thực hiện theo 2 bước phụ sau:

Bước 3.1. Chứng thực bởi Đại sứ quán/Lãnh sự quán Singapore tại Việt Nam

Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Singapore tại Việt Nam sẽ xác minh tính xác thực của con dấu Apostille của SAL trên tài liệu:

  • Tại Hà Nội: Đại sứ quán Singapore. Địa chỉ: 41-43 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội
  • Tại TPHCM: Tổng Lãnh sự quán Singapore. Địa chỉ: The Saigon Centre Tower 2, #11-05 67 Lê Lợi, Quận 1, TPHCM.

Thời gian xử lý: 0,5 đến 1 ngày làm việc

Kết quả: Giấy chứng nhận xác thực của Singapore đính kèm tài liệu.

Authentication Certificate cấp bởi Đại Sứ Quán Singapore tại Hà Nội
Authentication Certificate cấp bởi Đại Sứ Quán Singapore tại Hà Nội

Bước 3.2. Hợp pháp hóa tại Bộ Ngoại giao Việt Nam

Bước cuối cùng, mang tài liệu đến Bộ Ngoại giao Việt Nam để xin tem hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam:

  • Tại Hà Nội: Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao. Địa chỉ: 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội.
  • Tại TPHCM: Sở Ngoại vụ TPHCM – Bộ Ngoại giao. Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, TPHCM.

Thời gian xử lý: 5 ngày làm việc

Kết quả yêu cầu: Tem hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam dán vào mặt sau của tài liệu.

Tem hợp hóa lãnh sự
Tem hợp hóa lãnh sự

Bước 4. Dịch thuật công chứng tài liệu nước ngoài sang tiếng Việt

Các tài liệu đã được hợp pháp hóa bằng tiếng Anh phải được dịch sang tiếng Việt bởi một dịch thuật công chứng tại Việt Nam trước khi nộp cho các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Thời gian xử lý: 2 ngày làm việc

Kết quả: Bản dịch công chứng tiếng Việt của tài liệu.

Kết luận

Tổng thời gian xử lý cho việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam mất khoảng 2 tuần. Sau khi tài liệu Singapore đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, tài liệu sẽ được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cho tài liệu Singapore để sử dụng tại Việt Nam có thể phức tạp và tốn thời gian, do cần làm nhiều bước với các cơ quan ở cả hai nước. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ của Nova Law. Nova Law cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam cho tài liệu Singapore. Chỉ cần giao tài liệu Singapore của bạn cho Nova Law và không cần phải làm thêm gì, Nova Law sẽ xử lý quy trình hợp pháp hóa từ Singapore đến Việt Nam. Vui lòng xem báo giá dịch vụ của Nova Law TẠI ĐÂY.

Keep LearningView all Posts

Leave A Reply

Subscribe
Notify of
guest
0 Bình luận
Inline Feedbacks
View all comments
error: Content is protected!!