Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Trung Quốc là quy trình mà các cơ quan của Trung Quốc và cơ quan ngoại giao của Việt Nam chứng thực tính hợp pháp của con dấu và chữ ký trên các tài liệu. Hầu hết các tài liệu được cấp hoặc làm tại Trung Quốc muốn được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Đặc biệt, toàn bộ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu sẽ được thực hiện tại Trung Quốc và không thực hiện được tại Việt Nam.

Sau đây, Nova Law sẽ hướng dẫn chi tiết các bước để hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Trung Quốc để sử dụng tại Việt Nam.

Bước 1. Dịch thuật và công chứng tài liệu Trung Quốc 

Tài liệu nếu bằng tiếng Trung phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh tại văn phòng công chứng của Trung Quốc. Sau đó, văn phòng công chứng thực hiện công chứng, sao y, hoặc chứng thực chữ ký cho tài liệu.

Kết quả sẽ là một quyển sách bao gồm giấy chứng nhận công chứng, tài liệu công chứng và bản dịch.

Lưu ý: các tài liệu dân sự có yếu tố nước ngoài cần phải do một cơ quan ở Bắc Kinh, hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương công chứng trước khi tiến hành Bước 2. 

Bước 2. Chứng thực tài liệu tại Cục Lãnh Sự Trung Quốc 

Sau khi hoàn thành Bước 1, tài liệu đã công chứng cần được chứng thực chữ ký và con dấu của công chứng viên. 

1. Nơi thực hiện

Cục Lãnh Sự Trung Quốc  

• Địa chỉ: Tầng 11, Tòa nhà B, Fenglian Plaza, Số 18, Phố Chaoyangmenwai, Bắc Kinh.  
• Điện thoại: + 86 10-65889761 

Hoặc các văn phòng được ủy quyền

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

• Đơn xin hợp pháp lãnh sự  
• Bản chính giấy tờ cần chứng thực  
• Bản photo Hộ chiếu hoặc ID của người nộp hồ sơ 
• Trường hợp được ủy quyền để nộp cần cung cấp thêm: Giấy ủy quyền 
• Trường hợp là giấy tờ thương mại của công ty cần cung cấp thêm: (1) Giấy giới thiệu của công ty; (2) Bản gốc ID của người đại diện của công ty 

3. Chi phí chứng thực tài liệu

• Tài liệu thương mại: 100元/tài liệu  
• Tài liệu dân sự: 50元/tài liệu 
• Phí xử lý gấp: 50元/ bản sao của tài liệu 
• Phí chuyển phát: 25元/500g tài liệu 

4. Thời gian xử lý

2 đến 4 ngày làm việc  

Lưu ý: Việt Nam không phải là quốc gia thành viên của Công ước La Haye. Sau khi được dán tem Chứng nhận lãnh sự hoặc Apostille từ Trung Quốc, tài liệu cần phải tiếp tục được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao Việt Nam.

Bước 3. Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu bởi Cơ Quan Ngoại Giao Việt Nam

Tài liệu Trung Quốc đã được Cục lãnh sự chứng thực có thể được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao Việt Nam tại Trung Quốc để xác minh con dấn và chữ kí của Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại Giao Trung Quốc. 

1. Nơi thực hiện

Đại sứ quán Việt Nam tại Bắc Kinh, Trung Quốc: 

• Địa chỉ: Số 32 Đường Quang Hoa, Quận Triều Dương, Thành phố Bắc Kinh, Trung Quốc 
• Điện thoại: +86-10 6532 7038 
• Email: dsqbk1@yahoo.com 

 Hoặc: Tổng Lãnh sự quán nước CHXHCN Việt Nam tại Quảng Châu – Trung Quốc: 

• Địa chỉ: Phòng P01, tầng 4, Tòa nhà Hoa Viên, Khách sạn Hoa Viên, số 368 đường Hoán Thị Đông, quận Việt Tú, TP. Quảng Châu, tỉnh Quảng Đông, Trung Quốc. 
• Điện thoại: (+86-20) 83305911, 83305910 
• Email: vietnamconsulate@guangzhoucn.org 

2. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự

 Hồ sơ yêu cầu để xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam tại Trung Quốc bao gồm: 

• Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu (Mẫu số LS/HPH-2012/TK) 
• Các tài liệu yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự (kết quả của bước 2) 
• 01 Bản sao giấy tờ tùy thân hoặc hộ chiếu của người yêu cầu  
• 01 Bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh, trừ các trường hợp sau đây: (1) Giấy tờ, tài liệu được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh; hoặc (2) Giấy tờ, tài liệu được lập bằng tiếng Trung đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện khác, nếu Cơ quan đại diện này có cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiểu được thứ tiếng đó. 
• 01 Phong bì có ghi địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu gửi trả qua đường bưu điện) 

Trong các trường hợp cần xác minh tính xác thực của tài liệu nộp để hợp pháp hóa lãnh sự, nhân viên tiếp nhận có thể yêu cầu người nộp trình bày các bản gốc liên quan hoặc nộp một bản sao của các tài liệu này. 

Trước khi đến Cơ quan ngoại giao Việt Nam để làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, vui lòng liên hệ để đặt lịch hẹn, mang tất cả các tài liệu cần thiết đến: 

Chi phí hợp pháp hóa: 10 USD/tem  

Thời gian xử lý: Từ 5 ngày làm việc  

Nhận kết quả: Tại chỗ hoặc qua dịch vụ bưu điện  

Kết quả yêu cầu: Tem hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam dán cạnh tem chứng nhận lãnh sự Trung Quốc

Bước 4. Dịch thuật công chứng tài liệu sang tiếng Việt  

Các tài liệu được pháp hóa bằng tiếng Anh phải được dịch sang tiếng Việt bởi một văn phòng dịch thuật công chứng tại Việt Nam trước khi nộp cho cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. 

Thời gian xử lý: 2 ngày làm việc  

Kết quả yêu cầu: Bản dịch thuật công chứng tiếng Việt tất cả các trang của tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự.

Kết luận 

Tổng thời gian xử lý cho việc hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Trung Quốc để sử dụng tại Việt Nam mất từ 2 tuần đến 1 tháng. Sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, tài liệu sẽ được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.  

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cho tài liệu Trung Quốc để sử dụng tại Việt Nam có thể phức tạp và tốn thời gian, do cần làm nhiều bước với cơ quan ở cả hai nước và phải được thực hiện toàn bộ ở Trung Quốc. Để tiết kiệm thời gian và công sức, hãy gửi tài liệu Trung Quốc cần được hợp hóa lãnh sự đến email: info@novalaw.vn để được Nova Law báo giá dịch vụ.