Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Úc để sử dụng tại Việt Nam

Hợp pháp hóa lãnh sự Úc để sử dụng tại Việt Nam là quy trình mà các cơ quan có thẩm quyền của Úc và cơ quan ngoại giao của Việt Nam chứng nhận tính hợp pháp của con dấu và chữ ký trên giấy tờ.

Các tài liệu được cấp tại Úc có thể cần phải hợp pháp hóa lãnh sự để được chấp nhận sử dụng tại Việt Nam. Những giấy tờ này thường bao gồm:

Tài liệu do chính phủ cấp: Giấy tờ thương mại do cơ quan nhà nước Úc cấp (ví dụ: tài liệu của ASIC, ATO hoặc TGA), Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Quyết định và Bản án của Tòa án,…
Tài liệu không do chính phủ cấp: Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc, Quyết định bổ nhiệm, Giấy ủy quyền, Sao kê ngân hàng, Điều lệ công ty, Hợp đồng, Hóa đơn, Giấy tờ do doanh nghiệp phát hành, Giấy chứng nhận xuất xứ, và các giấy tờ tư khác.

Sau đây, Nova Law sẽ hướng dẫn chi tiết các bước để hợp pháp hóa tài liệu Úc để sử dụng tại Việt Nam.

Content

Bước 1. Công chứng tài liệu Úc

Tài liệu do cơ quan chính phủ cấp bản gốc và bản gốc do các cơ sở giáo dục đại học của Úc cấp sẽ được Bộ Ngoại giao và Thương mại Úc (DFAT) trực tiếp hợp pháp hóa. Do đó, có thể bỏ qua bước này và chuyển thẳng sang Bước 2.

Lưu ý: DFAT chỉ chấp nhận một số lượng hạn chế các tài liệu công do chính phủ Úc ban hành dưới dạng điện tử. Tài liệu dưới dạng điện tử phải được gửi trực tiếp đến DFAT, qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại quầy, để DFAT xem xét tính hợp pháp và xác định xem tài liệu có cần công chứng hay không. Ngoài ra, việc xác nhận này không thể thực hiện qua điện thoại. Trong một số trường hợp, bạn có thể được yêu cầu cung cấp email gốc của chính phủ gửi hoặc quyền truy cập vào cổng thông tin trực tuyến để xác minh tính xác thực của tài liệu. Một số tài liệu điện tử không có chữ ký và/hoặc con dấu có thể cần được công chứng trước khi nộp cho DFAT.

Các tài liệu khác, bao gồm bản photocopy và tài liệu không do chính phủ cấp, phải được công chứng trước bởi công chứng viên tại Úc.

Bạn có thể tìm công chứng viên thông qua danh sách công chứng viên tại từng bang hoặc vùng lãnh thổ dưới đây:

Thời gian xử lý: 01 ngày làm việc

Kết quả yêu cầu: General Certificate – Chứng thư chứng nhận đính kèm tài liệu

General Certificate cấp bởi Phòng công chứng Australia

Bước 2. Chứng thực tài liệu bởi DFAT

Sau khi hoàn thành Bước 1 (nếu cần), tài liệu cần được trình lên DFAT để chứng thực chữ ký của Công chứng viên. Lệ phí chứng thực tài liệu là AUD 102. Sau đây là cách nộp tài liệu:

Phương án 1: Đặt lịch hẹn và nộp trực tiếp

Để đặt lịch hẹn trực tuyến, vui lòng chọn văn phòng để nộp hồ sơ dưới đây:

Adelaide; Brisbane; Canberra; Darwin; Hobart; Melbourne; Perth; Sydney

Phương án 2: Nộp hồ sơ qua đường bưu điện

Tài liệu và biểu mẫu có thể gửi đến DFAT qua đường bưu điện. Khi gửi hồ sơ, vui lòng lưu ý:

Gửi biểu mẫu đăng ký và tài liệu gốc bằng thư bảo đảm
Đính kèm ủy quyền thanh toán bằng thẻ tín dụng
Đính kèm phong bì thư bảo đảm có ghi sẵn địa chỉ người nhận để DFAT gửi trả hồ sơ an toàn

Hồ sơ có thể được gửi đến một trong các địa chỉ của văn phòng sau:

Australian Passport Office Authentications Section

Ở Melbourne: GPO Box 2239, MELBOURNE VIC 3001
Ở Sydney: GPO Box 2239, SYDNEY NSW 2001

Thời gian xử lý: Thời gian xử lý có thể thay đổi tùy theo từng thời điểm trong năm.

Kết quả yêu cầu: Dấu Chứng thực/Tem Apostille được dán ở mặt sau của General Certificate

Lưu ý: Việt Nam không phải là quốc gia thành viên của Công ước Hague. Sau khi được dán Dấu Chứng thực từ Úc, tài liệu cần phải được tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao Việt Nam.

Bước 3. Hợp pháp hóa lãnh sự bởi Cơ quan Ngoại giao Việt Nam

Tài liệu của Úc đã được DFAT chứng nhận có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở Úc, hoặc tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao ở Việt Nam để xác minh con dấu và chữ ký của DFAT.

Cách 1: Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tại Úc

Nếu thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu tại Đại sứ quán Việt Nam ở Úc, vui lòng mang theo các tài liệu yêu cầu để hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam (kết quả của Bước 2), kèm theo một bản sao của mỗi tài liệu, và sắp xếp thời gian đến vào buổi sáng các cơ sở sau đây:

Đại sứ quán Việt Nam tại Canberra

Địa chỉ: 6 Timbarra Crescent, O’Malley, ACT, 2606, Australia
Số điện thoại: (02)61694916
Email: vembassy@iinet.net.au

Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Sydney

Địa chỉ: Suite 205, level 2, Edgecliff Center 203 – 233 New South Head Road, Edgecliff, NSW 2027
Số điện thoại: 02 93271912 / 02 93272539
Email: vnconsul@iinet.net.au

Giờ làm việc của bộ phận Lãnh sự

Ngày làm việc: Thứ Ba, Thứ Tư, Thứ Sáu
Giờ nộp hồ sơ: 9:30 – 13:00
Giờ nhận kết quả: 14:00 – 17:00

Thời gian xử lý: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Kết quả yêu cầu: Tem hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam dán vào mặt sau của tài liệu.

Tem hợp pháp hoá lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Australia

Cách 2: Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại Việt Nam

Nếu hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tại Việt Nam, vui lòng gửi tài liệu đã được DFAT chứng thực về Việt Nam, sau đó thực hiện theo 02 bước phụ như sau:

Bước 3.1: Chứng thực bởi Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Úc tại Việt Nam

Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Úc tại Việt Nam sẽ xác minh tính xác thực của con Dấu Chứng thực của DFAT trên tài liệu:

Tại TP. Hà Nội: Đại sứ quán Úc tại Việt Nam. Địa chỉ: Số 8 Đào Tấn, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Tại TP. HCM: Tổng Lãnh sự quán Úc. Địa chỉ: Tòa nhà Vincom, 47 Lý Tự Trọng, Phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Thời gian xử lý: 0,5 đến 1 ngày làm việc

Kết quả yêu cầu: Giấy chứng nhận xác thực của Úc đính kèm với tài liệu.

Tem Authentication của đại sứ quán Australia tại Việt Nam

Bước 3.2: Hợp pháp hóa tại Bộ Ngoại giao Việt Nam

Bước cuối cùng, mang tài liệu đến Bộ Ngoại giao Việt Nam để xin tem hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam:

Tại Hà Nội: Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao. Địa chỉ: 40 Trần Phú, Phường Ba Đình, Hà Nội
Tại TP. HCM: Sở Ngoại vụ TP. HCM – Bộ Ngoại giao. Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Phường Sài Gòn, TP. HCM

Hồ sơ yêu cầu để xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam bao gồm:

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu (Mẫu LS/HPH-2012/TK)
Các tài liệu yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự (kết quả của bước 2)
Bản sao CCCD hoặc hộ chiếu của người nộp hồ sơ

Trong trường hợp cần xác minh tính xác thực của các giấy tờ nộp hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người nộp hồ sơ xuất trình thêm bản gốc của giấy tờ hoặc tài liệu liên quan và nộp 01 bản photocopy của các giấy tờ hoặc tài liệu đó.

Thời gian xử lý: từ 3 đến 5 ngày làm việc

Kết quả yêu cầu: Tem hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam dán vào mặt sau của tài liệu.

Bước 4. Dịch thuật công chứng tài liệu nước ngoài sang tiếng Việt

Trước khi nộp cho các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, các tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự và có nội dung bằng tiếng Anh phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Thời gian xử lý: 2 ngày làm việc

Kết quả: Bản dịch thuật công chứng tiếng Việt của tài liệu.

Kết luận

Tổng thời gian xử lý tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Australia để sử dụng tại Việt Nam thường ít nhất 2 tuần. Sau khi tài liệu của Australia đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, tài liệu đó có thể được công nhận và sử dụng tại Việt Nam cho các mục đích chính thức.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự đối với các tài liệu dự định sử dụng tại Việt Nam có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian, do phải phối hợp với nhiều cơ quan tại cả hai quốc gia. Để tiết kiệm thời gian, hãy để Nova Law hỗ trợ bạn. Chúng tôi cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự đã được tối ưu cho tài liệu Úc. Vui lòng gửi tài liệu của bạn đến Nova Law qua email: legal@novalaw.vn, chúng tôi sẽ xem xét và gửi đến bạn đề xuất dịch vụ phù hợp nhất.