Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Thái Lan là quy trình mà các cơ quan tại Thái Lan và cơ quan ngoại giao Việt Nam chứng nhận tính hợp pháp của con dấu và chữ ký trên giấy tờ do Thái Lan cấp, để các tài liệu đó được công nhận và có thể sử dụng tại Việt Nam cho các mục đích chính thức.

Hiện nay, Việt Nam và Thái Lan chưa ký kết hiệp định tương trợ tư pháp về các vấn đề dân sự, cũng như chưa là thành viên của Công ước Apostille (Công ước La Hay năm 1961). Do đó, tất cả các tài liệu được cấp tại Thái Lan đều phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thì mới được các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp nhận khi sử dụng tại Việt Nam.

Sau đây, Nova Law sẽ hướng dẫn các bước để pháp hóa lãnh sự đối với tài liệu của Thái Lan để sử dụng tại Việt Nam, kèm theo các lưu ý quan trọng nhằm giúp bạn hoàn tất quy trình một cách hiệu quả.

Bước 1. Chứng thực tài liệu tại Thái Lan

1. Công chứng/chứng thực tài liệu

Đối với tài liệu là bản gốc đã được cấp và có dấu xác nhận trực tiếp bởi các cơ quan chính phủ của Thái Lan (ví dụ: giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, lý lịch tư pháp…): có thể bỏ qua Bước 1 và chuyển đến Bước 2.

Đối với tài liệu là bản gốc nhưng không do cơ quan nhà nước cấp trực tiếp (ví dụ: hoá đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ đào tạo…): cần phải được mang đến đúng cơ quan có thẩm quyền tại Thái Lan để được chứng nhận. Cơ quan tiếp nhận sẽ tùy thuộc vào từng loại giấy tờ. Danh mục chi tiết được nêu TẠI ĐÂY.

Đối với tài liệu là bản sao từ bản gốc: cần thêm xác nhận bởi tổ chức hành nghề công chứng của Thái Lan, cụ thể:

• Tài liệu gốc có chữ ký tươi, con dấu phải được xuất trình.
• Đối với tài liệu online/tải từ trên web, việc truy xuất tài liệu phải được thực hiện trước mặt công chứng viên. Người mang tài liệu phải có mặt để chứng thực bản sao giống ảnh.

2. Chứng thực chữ ký

Một số loại tài liệu, ví dụ Giấy ủy quyền, sẽ cần phải thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký tại phòng công chứng Thái Lan như sau:

• Người ký tài liệu cần phải ký tài liệu trực tiếp trước mặt công chứng viên
• Cần mang theo giấy tờ xác nhận danh tính của người ký (ví dụ: Hộ chiếu)

Bước 2. Chứng nhận lãnh sự tài liệu bởi Bộ Ngoại giao Thái Lan

Sau khi hoàn thành Bước 1 (nếu cần), tài liệu cần được mang tới một trong các địa chỉ sau đây để được Bộ Ngoại giao Thái Lan chứng thực chữ ký của công chứng viên hoặc chứng thực con dấu/tem chứng thực của cơ quan có thẩm quyền chứng thực loại tài liệu đó:

Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Thái Lan: 

• Địa chỉ: Tầng 3, 123 Đường Chaengwattana, Quận Lak Si, Bangkok 10210
• Điện thoại: 091-723 3604
• Email: consular04@mfa.go.th
• Thời gian làm việc: 08:30 – 14:30 (trừ thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày lễ)

Hoặc một trong các địa điểm được Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Thái Lan mở rộng nhằm cung cấp dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự

Cần đặt lịch hẹn trực tuyến tại trang web của Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Thái Lan trước khi đến bất kì một trong các địa chỉ trên (trừ Văn phòng cấp hộ chiếu tạm thời ở Prachuap Khiri Khan) để thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự.

Kết quả yêu cầu: Tem chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Thái Lan dán vào mặt sau của tài liệu.

Bước 3. Hợp pháp hoá lãnh sự tài liệu bởi cơ quan ngoại giao Việt Nam

Cách 1. Hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Thái Lan

Đại Sứ Quán Việt Nam tại Bangkok, Thái Lan

• Địa chỉ: 83/1 Wireless Road, Lumpini, Pathumwan, Bangkok, Thái Lan
• Điện thoại: +66 (0) 2 650 8979; (+66) 22515838; (+66) 22517202
• Email: vnemb.th@mofa.gov.vn

Tổng Lãnh Sự Quán Việt Nam tại Khon Kaen, Thái Lan

• Địa chỉ: 65/6 Chatapadung, Khon kaen 40000, Thái Lan
• Điện thoại: (66) 4324 2190
• Email: konkaen.th@mofa.gov.vn

Nhận kết quả: trực tiếp hoặc qua bưu điện.

Kết quả yêu cầu: Tem hợp pháp hoá lãnh sự Việt Nam dán vào mặt sau của tài liệu, cạnh tem chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Thái Lan.

Cách 2. Hợp pháp hoá lãnh sự tài liệu Thái Lan tại Việt Nam

Vui lòng gửi tài liệu đã được Bộ Ngoại giao Thái Lan chứng nhận lãnh sự về Việt Nam, sau đó tiếp tục thực hiện theo 2 bước sau:

Bước 3.1. Chứng nhận lãnh sự bởi Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Thái Lan tại Việt Nam

Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Thái Lan tại Việt Nam sẽ xác minh tính xác thực của con dấu của Bộ Ngoại giao Thái Lan trên tài liệu:

Tại TP. Hà Nội: Đại sứ quán Hoàng gia Thái Lan 

• Địa chỉ: 26 Phan Bội Châu, Phường Cửa Nam, TP. Hà Nội 
• Thời gian làm việc: 9:00 đến 12:00 và 13:30 đến 15:00 (thứ Hai – thứ Sáu) 
• Điện thoại: (84) 24 3823-5092-4 máy lẻ 130 
• Số điện thoại trực tiếp: 0243 823 5095  
• Email: consular.han@mfa.go.th 

Tại TP. Hồ Chí Minh: Tổng Lãnh sự quán Hoàng gia Thái Lan 

• Địa chỉ: 77 Trần Quốc Thảo, Phường Xuân Hòa, TP. HCM
• Thời gian làm việc: 9:00 đến 11:30 và 13:30 đến 15:30 (thứ Hai – thứ Sáu) 
• Điện thoại: +84 28 39327637 (Nhấn phím 0) 
• Email: consular.hom@mfa.go.th  

Không cần đặt lịch hẹn trước khi tới 2 địa điểm trên. 

Thời gian xử lý: 3 – 7 ngày làm việc.

Kết quả yêu cầu: Dấu chứng nhận xác thực của Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Thái Lan tại Việt Nam.

Bước 3.2. Hợp pháp hoá tại Bộ Ngoại giao Việt Nam 

Sau khi hoàn thành Bước 3.1, tài liệu cần được mang đến Bộ Ngoại giao Việt Nam để xin tem hợp pháp hoá lãnh sự Việt Nam: 

• Tại Hà Nội: Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao. Địa chỉ: 40 Trần Phú, Phường Ba Đình, TP. Hà Nội.
• Tại TPHCM: Sở Ngoại vụ – Bộ Ngoại giao. Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Phường Sài Gòn, TP. HCM.

Hồ sơ yêu cầu để xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam bao gồm: 

• Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu (Mẫu LS/HPH-2012/TK)
• Các tài liệu yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự (kết quả của Bước 3.1) 
• Một bản sao giấy tờ tùy thân hoặc hộ chiếu của người yêu cầu

Trong các trường hợp cần xác minh tính xác thực của tài liệu nộp để hợp pháp hóa lãnh sự, nhân viên tiếp nhận có thể yêu cầu người nộp trình bày các bản gốc liên quan hoặc nộp một bản sao của các tài liệu này.

Thời gian xử lý: từ 3 đến 5 ngày làm việc.

Kết quả yêu cầu: Tem hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam dán vào mặt sau của tài liệu. 

Bước 4. Dịch thuật công chứng tài liệu nước ngoài sang tiếng Việt 

Các tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự và làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Thái phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt thì mới được chấp nhận bởi cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.

Thời gian xử lý: 2 ngày làm việc.

Kết quả yêu cầu: Bản dịch thuật công chứng tiếng Việt của tài liệu.

Kết luận 

Tổng thời gian xử lý thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với tài liệu của Thái Lan để sử dụng tại Việt Nam thường kéo dài ít nhất 2 tuần. Sau khi tài liệu do Thái Lan cấp đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, các tài liệu này có thể được công nhận và sử dụng tại Việt Nam cho các mục đích chính thức. 

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự đối với tài liệu Thái Lan để sử dụng tại Việt Nam có thể phức tạp và mất nhiều thời gian do cần phối hợp với nhiều cơ quan tại cả hai quốc gia. Để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn có thể liên hệ đến Nova Law để chúng tôi hỗ trợ bạn. Nova Law cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự đối với tài liệu của Thái Lan với quy trình được tối ưu hóa. Vui lòng gửi tài liệu của bạn đến Nova Law qua email: legal@novalaw.vn để chúng tôi kiểm tra và đề xuất giải pháp dịch vụ phù hợp nhất.