Ngày 02/6/2026, 08 cơ quan của Thành phố Hà Nội (bao gồm: Công an Thành phố, Liên đoàn Lao động, Sở Nội vụ Thành phố, Sở Y tế, Thanh tra Thành phố, Thuế Thành phố, Sở Tài chính Thành phố và Bảo hiểm xã hội (BHXH) Thành phố) đã chính thức ký kết Quy chế phối hợp số 3036/QCPH-CA-LĐLĐ-NV-YT-TTra-THN-TC-BHXH (sau đây gọi tắt là “Quy chế 3036”). Đây là văn bản liên ngành có phạm vi phối hợp rộng nhất từ trước đến nay tại Thành phố Hà Nội trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (BHXH, BHYT, BHTN), nhắm thẳng vào các đơn vị sử dụng lao động có dấu hiệu chậm đóng, trốn đóng, nợ đóng bảo hiểm.

Với vai trò đồng hành cùng doanh nghiệp trong lĩnh vực pháp lý, thuế và bảo hiểm, Nova Law xin tổng hợp những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, cùng một số khuyến nghị và giải pháp hỗ trợ cụ thể.

1. Những vấn đề trọng yếu doanh nghiệp cần quan tâm

1.1. Dữ liệu giữa các cơ quan sẽ được liên thông, đối chiếu chéo

Đây có lẽ là điểm cần lưu ý nhất. Theo Quy chế 3036, BHXH Thành phố Hà Nội sẽ chủ trì tổng hợp, phân tích, phân loại các đơn vị có dấu hiệu vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN để cung cấp cho các cơ quan liên quan. Đổi lại, các cơ quan khác, đặc biệt là Sở Tài chính, Sở Nội vụ và cơ quan Thuế, sẽ chia sẻ ngược lại thông tin về đăng ký doanh nghiệp, tình hình sử dụng lao động, kê khai và thực hiện nghĩa vụ tài chính. Bất kỳ độ vênh nào giữa các bộ số liệu này (ví dụ số lao động thực tế lớn hơn số lao động tham gia BHXH, hoặc chi phí lương ghi nhận trên báo cáo thuế cao hơn mức đóng bảo hiểm…), đều có nguy cơ trở thành “dấu hiệu” để đưa vào diện rà soát, thanh tra.

1.2. Thanh tra, kiểm tra liên ngành có trọng tâm, không còn dàn trải

Quy chế 3036 xác lập nguyên tắc thanh tra, kiểm tra không quá 01 lần/năm đối với một đơn vị và không trùng lặp nội dung giữa các cơ quan. Về hình thức, đây là quy định giảm phiền hà cho doanh nghiệp tuân thủ tốt. Nhưng mặt trái của nguyên tắc này là: các cuộc kiểm tra sẽ được lên kế hoạch có chọn lọc, tập trung đúng vào nhóm đơn vị đã bị “khoanh vùng” qua dữ liệu chia sẻ, tức là mức độ chính xác và sức nặng của mỗi cuộc kiểm tra sẽ cao hơn nhiều so với kiểu kiểm tra dàn trải trước đây.

1.3. Ranh giới giữa xử lý hành chính và xử lý hình sự được làm rõ và rút ngắn

Một nội dung đáng chú ý là Quy chế 3036 dẫn chiếu trực tiếp đến Điều 214, 215, 216 Bộ luật Hình sự (các tội liên quan đến gian lận, trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN) và quy định cơ chế phối hợp giữa cơ quan BHXH, Thanh tra và Công an để thu thập hồ sơ, xác minh, kiến nghị khởi tố đối với hành vi có dấu hiệu tội phạm. Điều này có nghĩa là hành vi trốn đóng, chậm đóng kéo dài, có tính hệ thống không còn chỉ dừng ở nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính hay truy thu mà có thể được chuyển hồ sơ sang hướng xử lý hình sự nhanh hơn, với sự phối hợp thu thập chứng cứ giữa nhiều cơ quan cùng lúc.

1.4. Đối tượng rà soát mở rộng tới nhóm “chưa tham gia” hoặc “tham gia chưa đầy đủ”

Ngoài nhóm đang nợ, chậm đóng, Quy chế còn hướng tới rà soát các nhóm đối tượng thuộc diện phải tham gia BHXH, BHYT nhưng chưa tham gia hoặc tham gia chưa đầy đủ. Đây là rủi ro trực tiếp với các doanh nghiệp đang sử dụng lao động thời vụ, cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán việc… mà trên thực tế có yếu tố quan hệ lao động nhưng chưa được tham gia BHXH bắt buộc đúng quy định.

2. Một số giải pháp doanh nghiệp nên chủ động thực hiện

• Rà soát đối chiếu dữ liệu Lao động – Thuế – Bảo hiểm. Doanh nghiệp nên chủ động đối chiếu ba nguồn số liệu: (i) hợp đồng lao động và bảng lương thực tế chi trả, (ii) báo cáo thuế TNCN và chi phí lương đã kê khai, (iii) danh sách và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN đã báo cáo với cơ quan bảo hiểm. Việc này nên làm trước khi bị đưa vào diện kiểm tra, để phát hiện và xử lý sớm các khoản chênh lệch, tránh bị coi là hành vi cố ý khi bị thanh tra phát hiện.
• Phân loại lại các hợp đồng có bản chất lao động. Với lao động thời vụ, cộng tác viên, hợp đồng khoán việc, doanh nghiệp cần đánh giá lại bản chất pháp lý của từng loại hợp đồng theo quy định của Bộ luật Lao động và Luật BHXH 2024, để xác định đúng nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc, tránh bị truy thu và xử phạt khi có rà soát chéo dữ liệu.
• Xây dựng lộ trình xử lý nợ đọng bảo hiểm (nếu có). Với các đơn vị hiện đang có nợ, chậm đóng, cần chủ động lập kế hoạch trả nợ hoặc làm việc trước với cơ quan BHXH, thay vì chờ bị đưa vào danh sách kiểm tra liên ngành để tránh các rủi ro có liên quan.
• Chuẩn hóa hồ sơ nhân sự, tiền lương định kỳ. Việc thanh tra, kiểm tra sắp tới có tính phối hợp và mức độ “nhắm đúng mục tiêu” cao hơn, nên hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định tăng/giảm lao động cần được chuẩn hóa, lưu trữ đầy đủ và có thể xuất trình bất kỳ lúc nào.

3. Dịch vụ Nova Law có thể hỗ trợ

Trước bối cảnh cơ chế kiểm tra liên ngành ngày càng chặt chẽ, Nova Law cung cấp các dịch vụ sau để giúp doanh nghiệp chủ động tuân thủ và giảm thiểu rủi ro:

• Rà soát và đối chiếu tổng thể dữ liệu Lao động – Thuế – Bảo hiểm xã hội, phát hiện sớm các điểm chênh lệch tiềm ẩn rủi ro trước khi bị thanh tra, kiểm tra.
• Tư vấn phân loại và tái cấu trúc hợp đồng lao động, đặc biệt với các mô hình sử dụng lao động thời vụ, cộng tác viên, khoán việc, freelancer.
• Tư vấn và hỗ trợ xây dựng phương án xử lý nợ đọng BHXH, BHYT, BHTN, làm việc với cơ quan bảo hiểm để có lộ trình khắc phục phù hợp.
• Đại diện, hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với đoàn thanh tra, kiểm tra liên ngành (BHXH, Thuế, Thanh tra Lao động), chuẩn bị hồ sơ, giải trình.
• Tư vấn tuân thủ thuế TNCN và nghĩa vụ tài chính liên quan đến lao động, đảm bảo tính nhất quán giữa số liệu kê khai thuế và số liệu tham gia bảo hiểm.
• Đào tạo, cập nhật nội bộ về chính sách BHXH, BHYT, BHTN cho bộ phận nhân sự, kế toán, giúp cập nhật kịp thời quy định mới và hạn chế sai sót phát sinh trong quá trình vận hành.

Bài viết mang tính chất tham khảo, tổng hợp trên cơ sở Quy chế phối hợp số 3036. Để được tư vấn cụ thể theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, quý khách vui lòng liên hệ đội ngũ chuyên gia của Nova Law.