Danh sách 11 thủ tục sau thành lập mà công ty có vốn đầu tư nước ngoài cần thực hiện nhằm tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật năm 2026.

1. Khắc dấu công ty 

Theo điều 43 Luật doanh nghiệp hiện hành, dấu doanh nghiệp bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

2. Treo biển hiệu công ty 

Doanh nghiệp bắt buộc phải treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính và duy trì biển hiệu này trong suốt quá trình hoạt động.

Căn cứ Điều 34 Luật Quảng cáo hiện hành, biển hiệu thông thường phải bao gồm 4 nội dung: tên cơ quan chủ quản (nếu có), tên công ty, địa chỉ và số điện thoại. Mã số thuế không bắt buộc phải có trên biển hiệu, nhưng được khuyến khích đưa vào. Biển hiệu phải tuân thủ các yêu cầu hiện hành về kích thước, nội dung, ngôn ngữ và độ an toàn. Chữ viết bằng tiếng Việt phải được đặt ở trên và có kích thước lớn hơn chữ viết bằng tiếng nước ngoài. Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa hoặc lấn chiếm vỉa hè, lòng đường công cộng.

Hành vi không tuân thủ có thể bị phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 70 triệu đồng và yêu cầu treo biển công ty hoặc yêu cầu tháo dỡ biển hiệu nếu không đúng theo quy định tại Nghị định số 87/2026/NĐ-CP và Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

3. Mở tài khoản ngân hàng 

Doanh nghiệp FDI bắt buộc phải mở ít nhất hai tài khoản ngân hàng: Tài khoản Vốn đầu tư trực tiếp (DICA) được sử dụng cho các khoản thu chi liên quan đến hoạt động đầu tư nước ngoài, và Tài khoản thanh toán bằng Việt Nam đồng được sử dụng cho các giao dịch hàng ngày như thanh toán hợp đồng, trả lương và nộp thuế. Thủ tục mở tài khoản có thể khác nhau tùy từng ngân hàng, nhưng nhìn chung đều yêu cầu người đại diện theo pháp luật phải có mặt trực tiếp để nhận diện sinh trắc học và thủ tục này thường có thể hoàn tất trong ngày.

Tìm hiểu thêm: Cách sử dụng tài khoản ngân hàng của công ty (Tiếng Anh)

4. Góp đủ vốn điều lệ 

Nhà đầu tư nước ngoài phải chuyển phần vốn góp của mình vào tài khoản DICA trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), hoặc một thời hạn dài hơn nếu được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC). Việc góp vốn bằng tài sản có thể không tính thời gian cần thiết cho việc vận chuyển, nhập khẩu hoặc chuyển quyền sở hữu. Sau khi mở tài khoản, công ty cũng phải đăng ký và liên thông thông tin ngân hàng của mình với cơ quan thuế.

Việc góp vốn chậm trễ hoặc không đủ có thể bị phạt tiền từ 70 triệu đồng đến 100 triệu đồng, đồng thời bắt buộc phải điều chỉnh vốn điều lệ để phản ánh đúng số vốn đã thực góp.

5. Đăng ký tài khoản định danh công ty 

Từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, các công ty hoạt động tại Việt Nam bắt buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử (e-ID) của doanh nghiệp cho các thủ tục hành chính trực tuyến, bao gồm cả các thủ tục liên quan đến thuế. Tài khoản e-ID của công ty có thể được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền đăng ký thông qua ứng dụng VNeID theo quy định hiện hành. Sau khi kích hoạt, tài khoản này có thể được sử dụng để truy cập các dịch vụ công trực tuyến của chính phủ.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn Đăng ký Tài khoản e-ID cho Công ty tại Việt Nam (Tiếng Anh)

6. Mua các công cụ số 

Để phục vụ các giao dịch điện tử về thuế, kế toán, bảo hiểm xã hội và các thủ tục hành chính khác, công ty cần mua và cài đặt một số công cụ, phần mềm sau:

• Chữ ký số: là thiết bị dạng USB chứa chứng thư số và khóa bí mật của doanh nghiệp, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Các doanh nghiệp tại Việt Nam cần phải có chữ ký số để ký điện tử trên các giao dịch với cơ quan thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, xuất nhập cảnh và các thủ tục hành chính khác.
• Phần mềm hoá đơn điện tử: là phần mềm kết nối với hệ thống của cơ quan thuế, dùng để lập, phát hành và quản lý hoá đơn điện tử theo quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử trước khi xuất hoá đơn hoặc ghi nhận doanh thu từ khách hàng.
• Phần mềm kế toán: là phần mềm dùng để ghi chép, xử lý và lưu trữ số liệu kế toán của doanh nghiệp, bao gồm doanh thu, chi phí, sổ sách và báo cáo tài chính, theo đúng chế độ kế toán Việt Nam, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế và kiểm toán.
• Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử: là phần mềm dùng để thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội với cơ quan Bảo hiểm xã hội qua hình thức điện tử, bao gồm đăng ký tham gia, kê khai tăng/giảm lao động, và điều chỉnh thông tin đóng bảo hiểm cho người lao động.

7.  Đăng ký thuế ban đầu 

Công ty phải hoàn thành các thủ tục thuế sau đây để tránh bị xử phạt hoặc làm gián đoạn hoạt động kinh doanh:

• Kích hoạt tài khoản thuế điện tử của công ty và đăng ký nộp thuế điện tử.
• Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bao gồm quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, chế độ kế toán áp dụng và phương pháp khấu hao tài sản cố định (nếu có).
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn hoặc ghi nhận doanh thu từ khách hàng.
• Đăng ký tài khoản khai báo hải quan điện tử (nếu công ty có hoạt động xuất nhập khẩu).
• Đăng ký mã số thuế nhà thầu nước ngoài (nếu công ty có phát sinh thanh toán cho nhà thầu nước ngoài).

Ngoài ra, công ty cần ban hành quy chế tài chính nội bộ để quản lý việc vận hành tài chính, thẩm quyền chi tiêu và các quy trình thanh toán chi phí của công ty.

8. Khai thuế định kỳ

9. Nộp báo cáo định kỳ 

Một công ty FDI phải nộp nhiều loại báo cáo định kỳ khác nhau cho các cơ quan thẩm quyền, bao gồm:

• Báo cáo về hoạt động đầu tư;
• Báo cáo giám sát và đánh giá đầu tư;
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động, nếu có;
• Báo cáo hoạt động mua bán hàng hóa, nếu có;
• Báo cáo tình hình thực hiện khoản vay nước ngoài, nếu có.

Mỗi loại báo cáo phải được nộp cho một cơ quan cụ thể trong thời hạn quy định riêng của báo cáo đó. Các thời hạn này khác nhau tùy theo loại báo cáo và không nên mặc định là chúng trùng nhau. Việc nộp báo cáo chậm trễ hoặc không đúng quy định có thể dẫn đến mức phạt vi phạm hành chính từ 1 triệu đồng đến 50 triệu đồng cho mỗi báo cáo.

Tìm hiểu thêm: Danh sách các báo cáo định kỳ dành cho doanh nghiệp FDI tại Việt Nam (Tiếng Anh)

10. Thực hiện thủ tục lao động 

Hoàn tất các thủ tục về lao động:

• Ký kết hợp đồng thử việc và/hoặc hợp đồng lao động với từng nhân viên trước khi họ bắt đầu làm việc.
• Đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên và người phụ thuộc của họ, nếu chưa có.
• Mua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội.
• Đăng ký mã đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của công ty.
• Đăng ký cho nhân viên tham gia các chương trình bảo hiểm bắt buộc, bao gồm Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Bảo hiểm thất nghiệp.
• Đăng ký nội quy lao động của công ty với cơ quan quản lý lao động địa phương, nếu có (thường bắt buộc khi công ty có từ 10 nhân viên trở lên).
• Xây dựng thang bảng lương và chính sách thưởng/đãi ngộ.
• Phân công kế toán phụ trách mảng tiền lương, bao gồm tính lương, thuế thu nhập cá nhân, trích nộp bảo hiểm và kinh phí công đoàn.

11. Tuân thủ các yêu cầu khác

Ngoài các thủ tục nêu trên, công ty FDI cũng nên thực hiện các nội dung sau, tùy theo hoạt động kinh doanh của mình:

• Xin cấp các giấy phép bổ sung: Trước khi tiến hành các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin cấp các giấy phép hoặc giấy phép con (nếu có yêu cầu) tại cơ quan cấp phép có thẩm quyền.
• Chuẩn bị hợp đồng mẫu: Chuẩn bị sẵn mẫu hợp đồng kinh doanh tiêu chuẩn và thỏa thuận bảo mật (NDA), đồng thời yêu cầu khách hàng ký kết trước khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hoặc bán sản phẩm.
• Đăng ký quyền sở hữu trí tuệ: Bảo vệ thương hiệu và các tài sản trí tuệ khác của doanh nghiệp ngay từ đầu bằng cách đăng ký nhãn hiệu (và các quyền sở hữu trí tuệ khác, nếu phù hợp) tại cơ quan có thẩm quyền.
• Tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân: Nếu doanh nghiệp thu thập hoặc xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng hoặc nhân viên, cần tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm việc thông báo, xin sự đồng ý của chủ thể dữ liệu và lập hồ sơ đánh giá tác động theo yêu cầu.

Kết luận 

Việc hoàn thành các thủ tục sau thành lập là yếu tố thiết yếu để duy trì sự tuân thủ pháp luật và đảm bảo hoạt động kinh doanh tại Việt Nam diễn ra suôn sẻ. Vì các yêu cầu này có thể phức tạp và khác nhau tùy thuộc vào hoạt động của từng công ty, sự hỗ trợ chuyên nghiệp về pháp lý và tuân thủ có thể giúp doanh nghiệp tránh khỏi những sự chậm trễ và các khoản phạt không đáng có.

Để được tư vấn hoặc hỗ trợ về việc tuân thủ các quy định hậu thành lập, hãy liên hệ Nova Law. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn.

Tác giả: Hoàng Hoài Nam – Luật sư tập sự tại Nova Law