Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (VPĐD) phải có Trưởng Văn phòng đại diện, là người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của VPĐD. Bài viết này sẽ phân tích tất cả những quy định pháp luật liên quan đối với trưởng văn phòng đại diện.

Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam là ai?

Trưởng Văn phòng đại diện là cá nhân nước ngoài hoặc Việt Nam được thương nhân nước ngoài bổ nhiệm để đứng đầu VPĐD tại Việt Nam. Trưởng văn phòng đai diện còn được gọi là Người đứng đầu văn phòng đại diện, hay tiếng Anh là Chief Representative. Việc bổ nhiệm phải được đăng ký với Sở Công Thương.

Trưởng VPĐD không được đồng thời giữ các chức vụ sau:

• Người đứng đầu VPĐD của thương nhân nước ngoài khác;
• Người đứng đầu chi nhánh của chính thương nhân nước ngoài đó;
• Người đại diện theo pháp luật của chính thương nhân nước ngoài đó hoặc của thương nhân nước ngoài khác;
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế khác được thành lập tại Việt Nam.

Quyền hạn và trách nhiệm của Trưởng Văn phòng đại diện

Theo Điều 33 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP:

• Trách nhiệm của Trưởng VPĐD: Trưởng VPĐD chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của VPĐD, cả trong và ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
• Ủy quyền giao kết hợp đồng: Trường hợp Trưởng VPĐD được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết, sửa đổi, bổ sung hợp đồng thì thương nhân nước ngoài phải có văn bản ủy quyền cho từng lần giao kết, sửa đổi, bổ sung hợp đồng.
• Ủy quyền khi xuất cảnh: Khi rời khỏi Việt Nam, Trưởng VPĐD phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, và việc ủy quyền phải được thương nhân nước ngoài chấp thuận. Trưởng VPĐD vẫn chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
• Tiếp tục thực hiện công việc được ủy quyền: Nếu hết thời hạn ủy quyền mà Trưởng VPĐD chưa trở lại Việt Nam và chưa có ủy quyền mới, người được ủy quyền tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ của Trưởng VPĐD trong phạm vi được ủy quyền cho đến khi Trưởng VPĐD trở lại làm việc tại VPĐD hoặc thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm Trưởng VPĐD.
• Bổ nhiệm Trưởng VPĐD mới: Thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm Trưởng VPĐD khi Trưởng VPĐD vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác, hoặc khi Trưởng VPĐD chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, hoặc bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.

Trưởng Văn phòng đại diện là người nước ngoài

Nếu thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người nước ngoài làm Trưởng VPĐD, VPĐD phải làm thủ tục xin giấy phép lao động cho vị trí nhà quản lý, trừ trường hợp thuộc diện được miễn giấy phép lao động. Ngoài ra, Trưởng VPĐD là người nước ngoài có thể được cấp thẻ tạm trú để cư trú hợp pháp và lâu dài tại Việt Nam.

Trưởng VPĐD là người nước ngoài phải thực hiện nghĩa vụ thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN) tại Việt Nam. Các điểm chính gồm:

• Xác định tình trạng cư trú thuế: Cá nhân là cá nhân cư trú tại Việt Nam nếu có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam (có nơi đăng ký thường trú, hoặc thuê nhà ở theo hợp đồng thuê với tổng thời gian thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế). Trường hợp còn lại là cá nhân không cư trú.
• Phạm vi thu nhập chịu thuế: Cá nhân cư trú phải chịu thuế đối với thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, không phân biệt nơi trả thu nhập. Cá nhân không cư trú chỉ chịu thuế đối với thu nhập phát sinh tại Việt Nam. Khoản thu nhập do công ty mẹ chi trả ở nước ngoài cho cá nhân cư trú là điểm dễ bị bỏ sót.
• Đăng ký thuế, khấu trừ và nộp thuế: VPĐD, với tư cách là tổ chức chi trả thu nhập, cung cấp thông tin để cấp mã số thuế cho Trưởng VPĐD, đồng thời thực hiện khấu trừ, khai và nộp thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, kể cả của Trưởng VPĐD.
• Trưởng VPĐD làm việc chủ yếu ở nước ngoài và nhận lương từ công ty mẹ: nghĩa vụ thuế TNCN tại Việt Nam đối với phần thu nhập gắn với chức danh Trưởng VPĐD phụ thuộc vào việc cá nhân đó là cá nhân cư trú hay không cư trú và thu nhập có phát sinh tại Việt Nam hay không. Cần xác định cụ thể theo từng trường hợp.
• Hiệp định tránh đánh thuế hai lần: Nếu nước của Trưởng VPĐD đã ký hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam, thuế đã nộp ở nước ngoài có thể được khấu trừ hoặc miễn thuế theo hiệp định. Thông thường, cá nhân cần có giấy chứng nhận cư trú do cơ quan thuế nước đó cấp (hoặc bản chụp hộ chiếu nếu nước đó không cấp giấy chứng nhận cư trú).
• Quyết toán thuế hằng năm: Thuế TNCN được quyết toán theo năm dương lịch; cá nhân phải tự quyết toán khi số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã khấu trừ hoặc khi có yêu cầu hoàn thuế. Cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động và xuất cảnh phải quyết toán thuế trước khi xuất cảnh và chậm nhất 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng. Việc quyết toán có thể ủy quyền cho người khác thực hiện; giấy ủy quyền lập ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
• Rủi ro khi không tuân thủ: Việc chậm kê khai, khấu trừ sai hoặc không quyết toán thuế có thể dẫn đến bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời có thể ảnh hưởng đến thủ tục xuất nhập cảnh hoặc việc gia hạn các loại giấy phép sau này. Khi thay đổi Trưởng VPĐD, hồ sơ còn phải có tài liệu chứng minh Trưởng VPĐD cũ đã nộp thuế TNCN đến thời điểm thay đổi (điểm b khoản 1 Điều 16 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP).

Thủ tục thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện

Thay đổi người đứng đầu VPĐD thuộc trường hợp phải điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD theo khoản 3 Điều 15 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP. Thủ tục do thương nhân nước ngoài thực hiện như sau:

a. Cơ quan tiếp nhận: Sở Công Thương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở VPĐD. Nếu VPĐD đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao thì nộp tại Ban quản lý của khu đó.

b. Thời hạn nộp hồ sơ: Trong 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi, tức ngày thương nhân nước ngoài bổ nhiệm Trưởng VPĐD mới (khoản 1 Điều 17).

c. Thành phần hồ sơ:

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD theo Mẫu MĐ-3 ban hành kèm Thông tư số 11/2016/TT-BCT (đã được sửa đổi, bổ sung), do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Văn bản bổ nhiệm Trưởng VPĐD mới của thương nhân nước ngoài;
• Bản sao hộ chiếu (đối với người nước ngoài) hoặc bản sao thẻ căn cước (đối với người Việt Nam) của Trưởng VPĐD mới;
• Tài liệu chứng minh Trưởng VPĐD cũ đã thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi;
• Bản chính Giấy phép thành lập VPĐD đã được cấp.

d. Cách thức nộp: Nộp trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến (nếu đủ điều kiện) tới cơ quan cấp Giấy phép.

e. Thời gian giải quyết: Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ.

f. Lệ phí: 1.500.000 đồng cho mỗi giấy phép điều chỉnh theo Thông tư số 143/2016/TT-BTC.

g. Sau khi được điều chỉnh: Cơ quan cấp phép công bố thông tin điều chỉnh (gồm cả người đứng đầu mới) trên trang thông tin điện tử của mình trong 15 ngày (Điều 25). VPĐD cần cập nhật thông tin người đứng đầu với cơ quan thuế và các tổ chức liên quan như ngân hàng, đối tác.

h. Lưu ý: Trong thời gian chờ điều chỉnh Giấy phép, Trưởng VPĐD cũ nếu vắng mặt tại Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản. Nếu Trưởng VPĐD mới là người nước ngoài, VPĐD cần xử lý giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, và thẻ tạm trú. Trường hợp không thực hiện thủ tục điều chỉnh đúng hạn, thương nhân nước ngoài có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.

Kết luận

Tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam về Trưởng Văn phòng đại diện là điều cần thiết để VPĐD của thương nhân nước ngoài hoạt động ổn định tại Việt Nam. Nếu cần tư vấn thêm về việc bổ nhiệm, thay đổi hoặc xử lý các vấn đề về thuế đối với Trưởng Văn phòng đại diện, vui lòng liên hệ Nova Law để được báo giá dịch vụ.