Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên tài liệu của nước ngoài để tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Khi thực hiện một số thủ tục hành chính, cơ quan nhà nước thường yêu cầu các tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Các tài liệu nước ngoài cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự thường bao gồm:

• Tài liệu của công ty nước ngoài: giấy chứng nhận thành lập, báo cáo tài chính, hợp đồng
• Giấy khai sinh, giấy xác nhận độc thân, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, quyết định ly hôn
• Lý lịch tư pháp
• Giấy khám sức khỏe
• Chứng chỉ, bằng cấp, bằng đại học
• Giấy ủy quyền và thỏa thuận pháp lý

Tuy nhiên, Việt Nam miễn hợp pháp hóa lãnh sự trong 4 trường hợp.

Sau đây, Nova Law sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình 5 bước hợp pháp hóa lãnh sự cho các tài liệu nước ngoài dự định sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP:

Bước 1. Chuẩn bị tài liệu nước ngoài

• Tài liệu là bản gốc được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước sở tại, bỏ qua Bước 1 và chuyển đến Bước 2.
• Tài liệu là bản sao từ bản gốc, hoặc tài liệu gốc nhưng không phải do cơ quan có thẩm quyền cấp, tài liệu này cần được xác nhận bởi văn phòng công chứng của nước sở tại
• Tài liệu có thể được yêu cầu dịch sang tiếng Việt, tiếng Anh, nếu tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.

Bước 2. Chứng thực tài liệu bởi cơ quan ngoại giao của nước cấp tài liệu

Sau khi hoàn thành Bước 1, tài liệu cần được xác nhận/chứng thực bởi cơ quan ngoại giao của nước cấp tài liệu đó. Thời gian và chi phí Bộ ngoại giao nước sở tại hoàn thành việc xác nhận tài liệu tùy vào từng nước.

Vui lòng tham khảo website của Bộ ngoại giao của nước sở tại để tìm hiểu dịch vụ chứng thực lãnh sự tài liệu. Ví dụ: Singapore, USA, India, China, Japan, S.Korea, Thailand, Malaysia, Philippines

Bước 3. Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu

Phương án 1: Thực hiện tại nước ngoài

Người nộp hồ sơ đến trực tiếp Đại sứ quán/lãnh sự quán của Việt Nam tại nước cấp tài liệu (nếu có) để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Bộ hồ sơ bao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự;
• Xuất trình bản chính và 01 bản sao giấy tờ tùy thân 
• Tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được chứng thực bởi cơ quan ngoại giao nước ngoài (kết quả của Bước 2), và 1 bản sao
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh (nếu được yêu cầu)
• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Trong các trường hợp cần xác minh tính xác thực của tài liệu nộp để hợp pháp hóa lãnh sự, nhân viên tiếp nhận có thể yêu cầu người nộp trình bày các bản gốc liên quan hoặc nộp một bản sao của các tài liệu này.

Kết quả: Tem hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam được dán cạnh tem chứng thực tài liệu của nước ngoài

Phương án 2: Thực hiện tại Việt Nam

Sau khi tài liệu đã được xác nhận bởi Bộ ngoại giao nước sở tại (kết quả của Bước 2), tài liệu có thể chuyển đến Việt Nam để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Tại các nước không có đại sứ quán Việt Nam, tài liệu bắt buộc phải chuyển về Việt Nam hoặc sang nước gần nhất có đại sứ quán Việt Nam để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa.

Thủ tục sẽ được chia thành 2 bước nhỏ hơn như sau:

Bước 3.1. Tài liệu cần được xác nhận lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước cấp tài liệu tại Việt Nam.

Lưu ý, không phải Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài nào cũng cung cấp dịch vụ này. Vì vậy, người nộp hồ sơ cần liên hệ trước với Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài để hỏi về dịch vụ trước khi quyết định thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

Bước 3.2. Tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ ngoại giao Việt Nam

Địa điểm thực hiện:

• Tại Hà Nội: Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao. Địa chỉ: số 40 Trần Phú, quận Ba Đình, Hà Nội
• Tại TP. Hồ Chí Minh: Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh – Bộ Ngoại giao. Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Đối với cả 2 phương án trên, thời hạn giải quyết theo quy định là 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Bước 4. Dịch thuật công chứng tài liệu sang tiếng Việt

Tài liệu bằng tiếng nước ngoài muốn được sử dụng trong các thủ tục hành chính ở Việt Nam cần phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Dịch thuật công chứng bao gồm hai công đoạn:

• Đầu tiên, dịch thuật viên sẽ chuyển đổi nội dung của văn bản đó từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
• Tiếp theo, tài liệu đã dịch thuật sẽ được gửi đến Phòng tư pháp cấp quận, huyện. Tại đây, nhân viên hành chính có trách nhiệm sẽ thực hiện kiểm tra tính chính xác của bản dịch so với bản gốc. Sau đó, họ sẽ đóng con dấu xác nhận và gửi trả lại người đề nghị dịch thuật công chứng.

Bước 5. Sử dụng tài liệu tại Việt Nam

Sau khi hoàn thành 4 bước nêu trên, tài liệu nước ngoài đã hợp lệ để sử dụng trong việc thực hiện các thủ tục hành chính ở Việt Nam.

Kết Luận

Thông thường, tổng thời gian hoàn thành việc hợp pháp hóa lãnh sự là từ 2 tuần đến 2 tháng, tùy quốc gia. Chi phí làm tài liệu cũng khác nhau tùy quốc gia.

Thủ tục xin hợp pháp hóa lãnh sự cho một tài liệu nước ngoài khá phức tạp, do cần phải làm nhiều bước với nhiều cơ quan và tại nhiều địa điểm khác nhau. Vì vậy, Nova Law cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự cho các tài liệu nước ngoài để giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức đi lại. Vui lòng gửi tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự đến email: info@novalaw.vn để được báo giá dịch vụ.